O contexto pandémico que vivemos obrigou muitas empresas a adaptarem-se integralmente ao trabalho remoto. E este cenário veio para ficar. No segundo trimestre de 2020, de acordo com o Instituto Nacional de Estatística (INE), 23,1% do total da população empregada estava em teletrabalho e segundo a consultora Aon Portugal, 58,67% das empresas portuguesas já implementaram uma política de teletrabalho. Para que funcione, foram criados métodos de trabalho e estratégias para acelerar a transformação digital. Mas esta nova realidade tem colocado às organizações desafios exigentes, nomeadamente na admissão de novos colaboradores.
Texto: Cláudia Duarte/ Patrícia Félix
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Como conseguem as empresas, neste contexto, continuar as suas estratégias de contratação e garantir um bom processo de acolhimento, que lhes permita aculturar os novos colaboradores?
Mesmo em tempos de pandemia, as empresas continuaram a recrutar. O desafio é fazê-lo remotamente, assegurando a continuidade das boas práticas e a melhor experiência para o novo colaborador. Em bom rigor, o processo de integração inicia-se na fase do recrutamento. Neste momento, a empresa tem a primeira oportunidade de promover o alinhamento com o candidato e identificar se o mesmo se revê com as funções a desempenhar. É preciso criar uma metodologia clara e objetiva e calibrar os processos com flexibilidade e inovação tecnológica. Um acompanhamento robusto nas várias fases deste processo é também fundamental para criar uma relação com o candidato oferecendo uma experiência pessoal que o valorize durante o processo. Uma comunicação clara e transparente certamente resultará numa vantagem competitiva no compromisso que se estabelece entre candidato e empresa, independentemente do resultado final.
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Um testemunho
Patrícia Félix: «Integrei a Multipessoal em fevereiro de 2021 e o meu processo de recrutamento foi transparente e claro nas informações comunicadas sobre a função e a realidade da empresa. Recebi de forma constante feedback, o que aumentou a minha motivação no seguimento do processo. Mas concluída a etapa de recrutamento, colocam-se outros desafios às organizações, nomeadamente a estratégia a utilizar no processo de onboarding. Acolher novos colaboradores sem abdicar dos princípios básicos do mesmo, implica um esforço contínuo da empresa no envolvimento do colaborador naquilo que é a sua génese./ Para isso, o processo de acolhimento foi também estratégico e recorreu-se a ferramentas tecnológicas, que me envolveram na criação de conexões com os colaboradores que já integravam a empresa. O principal objetivo foi garantir que, enquanto nova colaboradora, me adaptava o mais rapidamente possível às funções e às equipas, promovendo o alinhamento entre todos e a aculturação à empresa.»
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A estratégia para um onboarding bem-sucedido
Iniciar com planeamento. Investir o tempo necessário na elaboração de um plano individualizado e adaptado a cada colaborador, não descurando as suas características de personalidade. As empresas devem planear com antecedência a integração dos novos colaboradores, tendo em consideração o departamento onde se vão integrar, a natureza dos projetos e as características das próprias equipas. Com definição clara de duração. É imperativo permitir que os novos colaboradores tenham tempo para se integrar na nova organização. Isto representa um investimento na sua performance futura.Nesta fase, ajuda adisponibilização de uma agenda ao novo colaborador. Onde seja claro e objetivo o seu plano de acolhimento. É reconfortante para quem integra uma nova empresa, cuja cultura ainda não se conhece na primeira pessoa, verificar que no seu primeiro dia de trabalho lhe é entregue e devidamente explicada uma agenda clara do seu processo de acolhimento. «Quando? Com quem? Qual o tema?» São perguntas às quais a agenda deverá responder de uma forma clara.
Salienta-se também a diversidade. Garantir que o novo colaborador tem diferentes elementos da organização a participarem no seu acolhimento e que a formação potenciará uma aproximação maior à estrutura e como confere um maior dinamismo a todo o processo.
Patrícia Félix: «Ao entrar numa nova empresa em pleno Estado de Emergência, a expectativa era grande. Uma coisa é estar presente para absorver toda a dinâmica da equipa e da própria empresa. Outra, bem diferente, é conseguir fazê-lo através do ecrã do computador. O meu plano de integração foi bem estruturado, com informação completa e detalhada quanto a objetivos, horários, ações específicas e interlocutores. Conheci a minha equipa e todos os departamentos da empresa, e tive acesso a toda a informação necessária para desenvolver a minha atividade, com confiança e o apoio de todos. A meu ver, a comunicação clara e constante, a par da organização, foram os elementos-chave para o sucesso da minha integração, fundamental no alinhamento das minhas expectativas assim como as da empresa. O papel do líder assumiu também uma importância preponderante nesta experiência, acima de tudo pelo tempo e pela energia dedicados diariamente, promovendo a construção de uma rede de relações entre as várias equipas da empresa.»
Onboarding e teletrabalho não são conceitos antagónicos. É certo que colocam grandes desafios às organizações, no entanto poderão ser minimizados de forma bastante eficiente e até gratificante. Mas, uma vez que o teletrabalho irá continuar a fazer parte do quotidiano de muitas organizações, é imperativa uma capacidade de adaptação das mesmas às novas exigências de um proveitoso processo de onboarding.
»»»» Cláudia Duarte é responsável da Direção Comercial Sul na área de Staffing da Multipessoal; Patrícia Félix é account manager na mesma área