Workflow. Parece mais um daqueles estrangeirismos inúteis? Pois. Não é. Workflow basicamente é o fluxo de trabalho, e quem trabalha arduamente todos os dias sabe o quão difícil e frustrante pode ser chegar ao final de cada jornada com um mau sentimento.
Já alguma vez passou oito horas do seu dia a «dar tudo» no trabalho e chegou ao fim com a sensação de que não fez nada? Pois, quem nunca? Há uma série de técnicas e processos que podem ser otimizados e é exatamente isso que lerá de seguida. Venha daí!
» O que é a otimização do fluxo de trabalho?
A otimização do fluxo de trabalho é a utilização de estratégias e táticas para aumentar a eficiência dos processos administrativos, industriais e outros dentro de uma organização. A otimização bem-sucedida do fluxo de trabalho reduzirá os custos, a incidência de erros e o tempo gasto na conclusão das tarefas.
Um fluxo de trabalho é uma cadeia de atividades que divide as etapas de vários processos repetíveis dentro de uma organização. À medida que as empresas crescem, os fluxos de trabalho tornam-se mais complexos e numerosos. Manter os fluxos de trabalho simples é fundamental para evitar desperdícios e ineficiência.
Este artigo seria igualmente útil para todos os governantes que permitem um excesso de turismo como as cidades apresentadas neste estudo da Holidu. Essas cidades acabam por não conseguir organizar-se, criando-se um caos desnecessário, algo que por vezes acontece nas empresas.
Embora seja possível corrigir fluxos de trabalho numa revisão revolucionária, as correções incrementais são mais comuns e menos perturbadoras. Leia mais sobre como otimizar os fluxos de trabalho de forma incremental com modelos, processos e planos de melhoria contínua.
» Benefícios da otimização do fluxo de trabalho
A otimização do fluxo de trabalho é crucial para a competitividade empresarial e para o sucesso duradouro. Ao minimizar o tempo gasto na correção de erros ou na execução de tarefas não essenciais, uma organização pode direcionar mais recursos para aumentar a satisfação do cliente e melhorar os produtos e os serviços.
Os benefícios específicos da otimização do fluxo de trabalho incluem:
– Relações melhoradas com os clientes Os clientes apreciam respostas consistentes e oportunas às dúvidas e preocupações. Ao eliminar os problemas de fluxo de trabalho, abre tempo para se concentrar no aumento da satisfação do cliente.
– Estrangulamentos reduzidos Um estrangulamento é um ponto de congestionamento num fluxo de trabalho. Os estrangulamentos retardam a produção; desperdiçar tempo, esforço e recursos; e impactar a rentabilidade. A otimização do fluxo de trabalho ajuda a eliminar os estrangulamentos.
– Redução do desperdício As atividades que podem ser removidas de um fluxo de trabalho sem impactos negativos na produtividade são um desperdício. A otimização do fluxo de trabalho visa identificar e eliminar desperdícios.
– Maior produtividade Quando as organizações eliminam os pontos de estrangulamento, os membros da equipa podem realizar as tarefas mais rapidamente. Para os fabricantes, um nível de produtividade mais elevado resulta em stocks mais baixos e maior rentabilidade.
– Maior agilidade Fluxos de trabalho desajeitados e ineficientes dificultam a adaptação às mudanças. Os fluxos de trabalho simplificados posicionam melhor uma organização para se adaptar quando as oportunidades e os desafios se apresentam.
– Maior consistência Os fluxos de trabalho otimizados proporcionam clareza e permitem que todos os colaboradores, incluindo os novos contratados, cumpram um padrão consistente de eficiência e qualidade.
– Capacidades multitarefa melhoradas À medida que uma empresa cresce e os processos se tornam mais numerosos e complexos, a otimização ajuda vários fluxos de trabalho a operar em simultâneo. Os fluxos de trabalho, desde a contratação às redes sociais e ao fabrico de produtos, são mais fáceis de gerir quando os gestores simplificam os processos.
– Cultura de trabalho melhorada Quando todos os processos estão bem documentados e simplificados, os colaboradores passam menos tempo a corrigir erros e a completar tarefas não essenciais e mais tempo a gerir e a concluir projetos bem-sucedidos. Desta forma, a otimização do fluxo de trabalho cria uma cultura de trabalho mais positiva.
– Conformidade reforçada Os processos normalizados ajudam as organizações a controlar as políticas internas e a cumprir os regulamentos de conformidade exigidos pelo governo.
» Como preparar-se para a otimização do fluxo de trabalho
Antes de mais. O que está a funcionar? O que não está? Isto tem de ser questionado previamente. Perante os dados obtidos, há quatro passos cruciais para uma preparação eficaz para otimizar os seus fluxos de trabalho:
1. Reveja os seus objetivos: por que razão está a pensar em alterar ou refinar os fluxos de trabalho?; ter clareza sobre os seus objetivos finais irá ajudá-lo a identificar e priorizar os componentes mais essenciais dos seus fluxos de trabalho.
2. Faça uma revisão completa do seu fluxo de trabalho atual: que partes dos seus fluxos de trabalho produzem mais erros ou ineficiências?; trabalhe nos processos atuais ou entreviste os membros da equipa que estão mais familiarizados com eles e organize todas as etapas numa lista cronológica abrangente.
3. Determine as restrições: o que o está a impedir?; consulte os membros da equipa e reveja os processos para determinar as limitações mais comuns nos processos atuais.
4. Identifique os pontos de estrangulamento: onde está o congestionamento nos seus fluxos de trabalho atuais?; depois de identificar os pontos de estrangulamento, pode delinear estratégias com os gestores e membros da equipa para eliminar desperdícios e aliviar o congestionamento.
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