Responsável pelo desenvolvimento de capital humano da Abaco Consulting e membro do Board da empresa, Ângela Santos fala da experiência em trabalho remoto nestes tempos de pandemia.
Texto: Redação Human
Como têm gerido estes tempos de pandemia na Abaco, nomeadamente no que diz respeito aos colaboradores?
Inicialmente, e na sequência das recomendações da Direção Geral da Saúde e da deteção dos casos do Porto, a Abaco Consulting procurou desde cedo executar todas as ações que pudessem minimizar qualquer risco para os seus e para a comunidade. Começámos por cancelar o nosso evento de kick off de inverno (estava marcado para o dia 6 de março); e recomendámos a todos os colaboradores as medidas sanitárias hoje sobejamente conhecidas, assim como evitar o contacto físico ou muito próximo e os sistemas bimétricos. Desde ainda antes das recomendações de isolamento social, já tínhamos feito a recomendação de que evitassem reuniões presenciais, optassem por formas de comunicação à distância e pelo teletrabalho. Se precisássemos de viajar em trabalho, fazê-lo em viatura própria ou de aluguer, evitando os transportes públicos; não colocar os outros em risco desnecessariamente; e colocação de desinfetante para as mãos em todas as salas.
Por outro lado, informámos todos os clientes e parceiros de que foram tomadas estas medidas e que os colaboradores da Abaco estavam aconselhados a não participar fisicamente em reuniões, conferências, eventos, equipas de trabalho, etc. Todo o trabalho deveria ser feito remotamente, usando ferramentas colaborativas.
Entretanto, implementámos a dispensa imediata de assiduidade e colocação em regime de teletrabalho a todos os colaboradores. A exceção foi a garantia de serviços mínimos na sede da empresa, no Porto, em que foi colocado apenas um trabalhador em cada dia, de entre a equipa de administrativas, à vez, de forma rotativa. E toda a oferta formativa ao mercado, feita através da Abaco Academy, foi adaptada a virtual classroom.
Estas medidas visaram diminuir o risco dos nossos colaboradores e das suas famílias, dos nossos parceiros e da comunidade em geral. Visaram igualmente a adaptação a uma nova realidade, que permita a continuidade de prestação de serviços aos nossos clientes, com qualidade e rigor, durante o tempo em que durar a epidemia.
O trabalho remoto foi, portanto, uma das soluções…
Este formato de trabalho remoto sempre existiu na Abaco, uma vez que consideramos que é muito importante existir flexibilidade dentro de uma organização e que permita alguma mobilidade e poder de decisão dos colaboradores. Assim, desde sempre que, por motivos pessoais ou profissionais, os colaboradores têm tido a possibilidade de trabalhar, pontualmente ou por norma, em regime de teletrabalho. No entanto, com o aumento exponencial de casos, passámos, obviamente, ao plano de contingência alargada, no qual solicitamos a todos os colaboradores que trabalhassem a partir de casa, de forma a diminuir a propagação de contágios.
A Abaco procurou desde cedo executar todas as ações que pudessem minimizar qualquer risco para os seus e para a comunidade. Começámos por cancelar o nosso evento de kick off de inverno (estava marcado para o dia 6 de março); e recomendámos a todos os colaboradores as medidas sanitárias hoje sobejamente conhecidas.
Em termos globais, como tem sido a experiência de trabalho remoto na instituição?
A Abaco sempre conviveu com a mudança e a flexibilidade e é uma empresa que se adapta rapidamente. O trabalho remoto era já uma realidade para todos (felizmente, vivemos numa era que nos permite o acesso à tecnologia que o facilita), e a transição tem sido rápida e pacífica. No entanto, foi fundamental criar novos canais de comunicação e aumentar esta comunicação com os clientes e os parceiros, pois é essencial que percebam que continuamos a apoiá-los e a ajudá-los no que necessitarem. Foi igualmente muito importante aumentar a comunicação entre as equipas: encontrar metodologias de trabalho que ajudem na coordenação e na visibilidade das tarefas de cada um. Procurar a desmaterialização de todos os processos na empresa em que tal seja possível, foi outro desafio que procurámos ultrapassar com a colaboração dos nossos parceiros (100 % faturação eletrónica, 100% fluxos financeiros digitais, 100% digitalização de despesas, etc).
No entanto, é um facto que, por estarmos todos distanciados, recorremos muito mais vezes a chamadas telefónicas ou a reuniões via Teams, o que, de certa forma, ocupa mais do nosso tempo. Neste contexto, pedimos a toda a nossa equipa que reforçasse a sua atenção/ disponibilidade para questões de clientes e parceiros que possam, entretanto, surgir. A nossa prioridade neste momento é assegurar a continuidade dos projetos dos clientes, e procurar novas oportunidades de negócio. Agora, mais do que nunca, todos os consultores têm de se sentir parte da equipa comercial.
Mesmo já antes havendo trabalho remoto, foi necessário implementar algo em particular?
A Abaco, por inerência dos serviços que presta, já tinha, desde sempre, equipas a trabalhar no escritório ligadas remotamente a alguns dos seus clientes, bem como alguns colaboradores que já trabalhavam a partir de casa, em atividades de suporte num modelo nearshore. Por isso, já dispúnhamos de algumas ferramentas de software, sistemas e infraestruturas de comunicação para apoio a trabalho remoto, o que nos permitiu encarar esta situação de uma forma mais rápida e proactiva, colocando de imediato os nossos colaboradores em home office. Aqueles que habitualmente já o faziam, imediatamente partilharam boas práticas com os restantes.
Por outro lado, sentimos a necessidade de aumentar a comunicação entre as equipas: encontrar metodologias de trabalho que ajudem na coordenação, na visibilidade e no apoio ao desenvolvimento das tarefas de cada um.
No entanto, tratando-se de um confinamento obrigatório global, e com o fecho de escolas e creches, a principal dificuldade das nossas pessoas tem sido conjugar as atividades profissionais com a questão familiar. Quem é pai/ mãe, precisa de flexibilidade para dedicar tempo aos seus filhos. Isso obrigou-nos a pensar em alternativas para enquadrar a situação das pessoas, uma vez que a Segurança Social não apoia estes pais (pelo facto de que o seu trabalho possa ser feito remotamente; se as pessoas têm, ou não, condições para o fazer, é algo que não entra na equação). Algumas pessoas avançaram com a solicitação de um novo enquadramento contratual a tempo parcial, por exemplo, de forma temporária.
Outra dificuldade que esta situação trouxe foi a falta de meios das famílias para terem todas as pessoas do agregado com acesso ao seu trabalho, entre aspas: os adultos e as crianças. Disponibilizámos de imediato portáteis emprestados aos nossos colaboradores. E criámos iniciativas para recolher donativos e portáteis usados que recondicionámos para entregar às famílias que precisem.
Quantos colaboradores estão envolvidos agora?
Neste momento 100% dos nossos colaboradores encontram-se em trabalho remoto. Isto inclui também os nossos escritórios fora de Portugal.
Que reações tem havido por parte das pessoas?
É uma situação mais desconfortável para umas do que para outras, obviamente. Embora os nossos colaboradores tenham uma atitude positiva, regra geral, e de compreensão sobre esta situação, obviamente que estão preocupados, como todos nós. No entanto, estamos a desenvolver todos os esforços para superar esta crise. Neste momento, não existem casos de infeção na Abaco, porque todas as pessoas estão a seguir as recomendações. Mas esta situação não pode continuar indefinidamente.
Claro que estamos todos preocupados com o futuro. Há sinais evidentes de que se avizinha uma crise. Temos de zelar pelo bem-estar das pessoas e dar orientações sobre a melhor forma de retomar a atividade. Agir responsavelmente, evitarmos ser um veículo de transmissão aos outros, protegermo-nos, mas procurar aprender a viver com as condicionantes que a pandemia criou. Caberá aos adultos saudáveis reerguer a economia e retomar paulatinamente a economia. Sectores essenciais, de bens perecíveis, saúde, apoio social e quem apoia esses sectores, deverão paulatinamente retomar a sua atividade.
A par disso, teremos de procurar controlar eficazmente os surtos que surjam para criar novamente confiança na economia. Encontrar formas de rapidamente testar as pessoas, conhecer os resultados e encontrar o rasto dos contactos com pessoas infetadas, será fundamental. E os apoios sociais terão de ser para grupos de risco, pessoas infetadas que não possam trabalhar, quem tiver dependentes a seu cargo, desempregados. Enfim, os mais frágeis em situações normais e os mais frágeis especificamente por este motivo.
Na Abaco o trabalho remoto era já uma realidade para todos, e a transição tem sido rápida e pacífica. No entanto, foi fundamental criar novos canais de comunicação e aumentar esta comunicação com os clientes e os parceiros, pois é essencial que percebam que continuamos a apoiá-los e a ajudá-los no que necessitarem.
Está de alguma forma na Abaco a ser preparada a retoma da atividade normal?
Além de todas as medidas sanitárias e sociais já enumeradas, estamos agora a procurar as medidas económico-financeiras que nos permitam manter as luzes durante o máximo tempo possível. Estas medidas passarão por contenção de custos e investimentos, mas acima de tudo por procurar desenvolver oportunidades junto dos nossos clientes. É com eles que temos de trabalhar.
Queremos manter todos os que estão no barco connosco, será um esforço coletivo. Mas, obviamente, não controlamos os desenvolvimentos da situação. O que as pessoas sabem é que estamos a trabalhar muito para preservar a Abaco que todas ajudaram a construir, com os valores de sempre.
O futuro está a ser preparado tendo em conta a reflexão sobre o que aprendemos neste período. Aprendemos que alguns paradigmas vão mudar. Sabemos que há pessoas que vão querer continuar em teletrabalho e outras que preferirão voltar ao contacto físico. E outras ainda que preferem trabalhar de forma mista.
Aprendemos todos que há muito mais coisas que funcionam bem remotamente do que tínhamos imaginado. E temos de preparar a retoma com base nesta aprendizagem. Há deslocações cansativas, caras, com impacto no ambiente, que seguramente vamos deixar de fazer. Há metodologias e ferramentas de trabalho e colaboração com o cliente que tornam o trabalho remoto igualmente produtivo. Provavelmente, poderemos recrutar pessoas com bases geográficas muito diferentes. As pessoas poderão optar por outros estilos de vida. Viver em locais mais afastados, por exemplo. Encontrar formas de tratar de igual forma quem está presencial e quem está remoto, será fundamental. Por exemplo, se precisamos de marcar uma reunião e uma das pessoas está remotamente, então todas deverão fazer a reunião como se estivessem remotas. O que precisamos de mudar nos contratos de trabalho? Nos seguros de acidentes pessoais? Tudo isto são questões que temos de considerar.
O vosso negócio foi de alguma forma afetado?
Sim, não somos imunes ao que se passa no mercado. Felizmente, conseguimos fazer uma percentagem elevada do nosso trabalho remotamente, mas estamos absolutamente dependentes do impacto no negócio dos nossos clientes (a Abaco funciona a 100% num mercado business to business). Temos alguns clientes em sectores de risco e o impacto é inevitável. Ainda temos backlog de trabalhos para assegurar a atividade normal mais tempo, e estamos a fazer um esforço comercial, junto dos nossos clientes, para encontrar novas formas de podermos ser úteis. O impacto mais imediato é na tesouraria. Há clientes que, não tendo efetivamente cancelado os trabalhos, solicitaram renegociação de condições de pagamento. Acredito que esta seja uma dificuldade de muitas empresas. Nós não podemos diluir este impacto em fornecedores a montante (como fazem connosco), porque os nossos fornecedores de serviços são os nossos colaboradores, e há que pagar-lhes no final de cada mês.
A empresa tem de alguma forma procurado contribuir para a sociedade nestes tempos, nomeadamente potenciando a responsabilidade social?
Já falei sobre o empréstimo de portáteis aos nossos colaboradores. Angariámos também portáteis antigos, mas que funcionem, para poder recondicionar e entregar a pessoas indicadas pelos nossos colaboradores.
Há ainda um grupo extenso de colaboradores e ex-colaboradores da Abaco que se juntaram para angariar portáteis e os poderem doar a quem necessita. [ver aqui]
Quais têm sido os grandes desafios de liderança nestes tempos?
São muitos, mas posso tentar enumerar os principais. Mantermo-nos fiéis aos nossos valores e princípios. No nosso caso, cuidar em primeiro lugar dos colaboradores (por exemplo, não embarcar em soluções fáceis de dispensar pessoas como solução imediata para os problemas, avaliar todas as outras antes desta). Outro dos nossos valores é o desenvolvimento de relações. Como manter o convívio entre nós? Como continuar a criar empatia com as pessoas do cliente? Como mostrar solidariedade com essas pessoas? Há seguramente pessoas nos nossos clientes que estão a lidar mal com esta situação e para quem a adaptação está a ser mais difícil, seja pelo sector em que se encontram, seja pela própria cultura da organização.
Outro desafio é sermos capazes, no meio da incerteza, de apontar o caminho. De manter a tranquilidade e passar confiança. E ensinar isso. O que sabemos e o que não sabemos? O que podemos ou não podemos controlar? Recolher informação, procurar partilhar com outras pessoas e outros sectores dados, pontos de vista, ideias, ações, e pô-las em prática com as nossas pessoas.
O terceiro é fazer um esforço extra para nos aproximarmos das pessoas. Comunicar bastante mais. Dar e recolher mais contexto sobre cada um. Perceber a situação de cada um e adaptar as ações e a comunicação às suas necessidades. Desenvolver mais ações para fomentar o contacto, seja em contexto profissional, seja para convívio.
…
Deixo uma nota final. Temos de nos preparar para continuar a viver e a trabalhar no meio desta situação. Se todos formos responsáveis e adotarmos medidas que nos permitam conter os surtos do vírus, nomeadamente os testes e o rastreio de contactos, bem como canalizar os apoios para quem efetivamente precisa e deve estar isolado, poderemos ter uma retoma mais rápida e com mais confiança. Mas gostaria de ver estar retoma planeada de forma concertada e por fases. Esperemos que venha a ser desta forma e que as pessoas assumam o seu papel.
»»» Ângela Santos é membro do Board e responsável pelo desenvolvimento de capital humano da Abaco Consulting. A empresa, com sede no Porto, define na sua missão a ideia de estabelecer relações transparentes com os seus clientes, de forma a dotá-los com os melhores sistemas de informação de gestão. Pretende ser uma das maiores e melhores empresas na implementação de sistemas de informação de gestão.